Kelompok 1 - Manajemen Layanan Sistem Informasi

Abyantama El Anwary                                   10114089

Aditio A.P                                                       10114280

Agung Kristia                                                 10114470

Ahmad Hasbi A.S                                          10114563

Aldi Ulul Azmi                                              10114748

1.     1.  Service Asset and Configuration Management

Apa itu Asset and Configuration Management?

Asset and Configuration Management adalah salah satu bagian dari Service Transition di ITIL. Dalam ITIL V3 proses Configuration Management digabung dengan Asset Management dan disebut Service Asset and Configuration Management. Salah satu tujuan proses ini adalah mendukung proses-proses Service Management dengan memberikan informasi yang akurat sehingga memungkinkan pengambilan keputusan pada saat yang tepat (OGC, 2007).

Karena informasi yang diberikan adalah informasi dari banyak aset/CI (Configuration Item), maka dibutuhkan tempat menyimpan yang sesuai dengan dinamisme proses-proses Service Management (Ayat, 2009). ITIL mendefinisikan tempat penyimpanan data ini sebagai CMDB. Sumber Data yang ada di dalam CMDB tentunya harus data yang terbaru dan terakurat. Versi data yang ada di dalam suatu organisasi beragam, terdapat data di akuntansi, sistem management, sistem network management, database inventory, dan data lainnya. ITIL menuntut  agar data di CMDB dapat dipakai sebagai “Single source of truth” (Satu-satunya data yang dianggap benar), sehingga perlu untuk memastikan agar data yang dimasukkan ke dalam CMDB adalah data yang paling akurat. Data ini diperoleh dengan proses rekonsiliasi, yaitu menggabungkan data dari sumber-sumber data diatas dengan hanya mengambil bagian yang paling akurat dari tiap sumber (Axel, 2010).

Mengapa kita harus memiliki asset and configuration management ?

Proses ini untuk memastikan integritas dari service asset dan konfiguraasi yang ada dalam rangka mendukung management yang efektif dan efisien dari sebuah IT Organisation.

Alasan utama dari configuration management adalah untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan (non-duplicate) mengenai IT Components dan bagaimana mereka berhubungan satu sama lain.  Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa informasi yang relevant tersedia untuk proses – proses yang lain untuk memastikan impact and risk analysis yang lebih detail dapat dilakukan.

Tujuan utama dari manajemen aset adalah:

• Mengidentifikasi kemampuan bertahan aset.
• Mengelola lifecycle keuangan dari aset termasuk biaya akuisisi, depresiasi, dan pembuangan.
• Memverifikasi lokasi dan kondisi aset fisik melalui audit.

Objective / Tujuan dari Asset and Configuration Management

•Memperhitungkan seluruh IT Asset dan Configuration didalam organisasi beserta services nya.

•Menyediakan informasi yang akurat terhadap konfigurasi dan dokumennya untuk mendukung service management processes lainnya.

• Menyediakan dasar yang kuat untuk incident management, problem management,, change management, serta release management.

•Verifikasi catatan konfigurasi terhadap infrastruktur dan koreksi terhadap seluruh pengecualian/ketidakcocokan.

•Merencanakan, identifikasi, kontrol, record, report, audit, dan verifikasi service asset serta configuration item.

•Melakukan perhitungan untuk memanage dan proteksi terhadap integritas dari service asset dan configuration item di seluruh siklus hidup mereka. „

•Menyediakan informasi yang akurat untuk mendukung  managemen servis dan bisnis.

•„Memastikan integrity dari item item tersebut dengan membuat dan memelihara sebuah Configuration Management System (CMS) sebagai bagian dari  Service knowledge management System (SKMS)

2.      2. Change Management

Berdasarkan Buku Change Management karangan Jeff Davidson bahwa Manajemen Perubahan (Change Management) merupakan sebuah proses penyejajaran (alignment) berkelanjutan sebuah organisasi dengan pasarnya dan melakukanya lebih tanggap dan efektif dari pada para peasingnya. Dimana Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan  dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut.

Contoh Kasus:

Suatu dinas penerbangan mengalama kerusakan dan masalah pada sistemnya dan para pelanggan tidak bisa melakukan banyak transaksi. Ini diakibatkan karena telah ditiru/diretas dan sistem belum cukup teruji untuk melakukan perubahan. Mereka kehilangan uang banyak dan reputasi.

Michael Hammer dan James Champy menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer, competition, dan change.

Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal).  Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan. Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:

Tahap 1,  yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi.  Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

Tahap 2,  adalah tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan.Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik. 

Tahap 3, merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.

Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut.  Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

Manfaat / Tujuan

1.      Memahami dan mendalami tujuan adanya perubahan dari manajemen.

2. Berperan aktif dan ikut serta di dalam pelaksanaan perubahan manajemen.
3. Mengenal faktor yang mempengaruhi terjadinya perubahan
4. Menangani atau menyelesaikan perlawanan terhadap perubahan yang terjadi
5. Merancang, Mengelola dan melaksanakan perubahan sesuai dengan goal dan harapan

3.   3.    RELEASE DAN MANAJEMEN DEPLOYMENT

PENDAHULUAN

Setelah layanan baru atau diubah telah dikembangkan, kita perlu untuk mendapatkan ke dalam lingkungan hidup, mengaktifkannya dan memberikan dukungan sementara itu tempat tidur bawah. Paling umum, orang berpikir tentang merilis versi baru dari perangkat lunak, tapi konsep berlaku sama untuk perangkat keras dan komponen lain seperti dokumentasi. Memang, upgrade besar atau layanan baru akan sering melibatkan kombinasi dari semua elemen. Di masa lalu, banyak masalah yang disebabkan oleh pembangunan hanya lewat kontrol untuk operasi di 'bersih-break' bergerak. Rilis dan manajemen penyebaran berkaitan dengan membuat proses ini lebih bertahap dan terkontrol, termasuk periode dukungan kehidupan awal untuk memastikan bahwa semuanya bekerja sebagaimana mestinya dan dapat digunakan oleh bisnis. proses rilis dan penyebaran efektif memerlukan interaksi yang dekat antara pembangunan dan operasi, mencegah 'melemparkan di atas tembok' sindrom begitu umum di masa lalu.

MAKSUD DAN TUJUAN

Harus ada rencana yang jelas yang memungkinkan bisnis untuk menyelaraskan kegiatan dengan mereka dan semua orang harus puas dengan mekanisme yang digunakan. Rilis dan manajemen penyebaran bertujuan untuk membangun, menguji dan memberikan layanan baru atau berhasil diubah ke dalam lingkungan produksi dalam rentang waktu yang dibutuhkan dan dengan gangguan minimal terhadap layanan yang ada. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa paket rilis yang konsisten dan integral dikerahkan sejalan dengan kebijakan yang telah disepakati dan dengan rencana yang telah disepakati dengan pelanggan dan stakeholder, dan bahwa ini terjadi di bawah kontrol penuh dan efektif. Setiap bisnis dan proses bisnis terkait perubahan, termasuk pelatihan dan keterampilan mentransfer, harus berhasil mengambil tempat di skala waktu yang selaras dengan rilis jadwal. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa ada rencana konsisten jelas bahwa semua orang mengerti dan mengikuti, yang rilis dikelola secara efisien dan effec¬tively melalui penyebaran dan penggunaan dan layanan baru dan mendukung.

RELEASE DAN DEPLOYMENT MANAJEMEN

Sistem ini mampu dioperasikan dengan sukses dan memberikan persyaratan jasa yang telah disepakati (utilitas dan garansi). Ruang lingkup rilis dan manajemen penyebaran mencakup proses-proses, sistem dan fungsi yang diperlukan untuk paket, membangun, menguji dan menyebarkan rilis ke dalam produksi sesuai dengan paket layanan desain (SDP). Ini termasuk serah terima ke tahap layanan operasi siklus hidup. rilis yang efektif dan manajemen penyebaran menambah nilai dengan memastikan bahwa pelanggan dan pengguna dapat menggunakan layanan baru atau diubah dengan cara yang mendukung bisnis, dan dengan memberikan perubahan lebih cepat dan biaya yang optimal dan risiko minimal. Terencana dan baik-dilaksanakan rilis dan penyebaran dapat membuat perbedaan yang signifikan untuk biaya jasa organisasi dengan meminimalkan pemecahan masalah dan pengerjaan ulang.

 KONSEP DASAR

Dua aspek pokok dari proses ini adalah rilis dan penyebaran. Sebuah rilis adalah satu atau lebih perubahan layanan TI yang dibangun, diuji dan digunakan bersama-sama. Sebuah rilis tunggal mungkin termasuk perubahan hardware, software, dokumentasi, proses dan komponen lainnya. PENYEBARAN Deployment adalah kegiatan yang bertanggung jawab untuk pergerakan hardware baru atau diubah, perangkat lunak, dokumentasi, proses dll dengan lingkungan hidup. Sebuah konsep kunci adalah bahwa unit rilis (yaitu komponen layanan yang biasanya dirilis bersama-sama). Sebuah unit rilis biasanya mencakup komponen yang cukup untuk melakukan fungsi yang berguna. Misalnya, satu unit rilis mungkin PC desktop, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, lisensi, dokumentasi dll Mungkin ada unit standar untuk peran yang berbeda atau departemen, atau desktop mungkin disesuaikan untuk setiap merekrut baru (di mana setiap contoh adalah unit rilis terpisah). Unit rilis lain mungkin aplikasi lengkap, termasuk IT prosedur operasi dan pelatihan pengguna. Ada kemungkinan bahwa rilis akan terdiri dari lebih dari satu unit rilis. Sebuah paket rilis adalah satu atau lebih unit rilis yang diperlukan untuk melaksanakan layanan baru atau diubah. Sebuah kebijakan pelepasan harus didefinisikan sebagai bagian dari pengendalian manajemen atas rilis. Bahkan, tidak mungkin bahwa suatu organisasi akan memiliki kebijakan merilis single.

4.      4. Service desk

Service desk merupakan layanan TI yang didefinisikan dalam ITIL dengan tujuan mendukung proses manajemen pada ITSM yang berfungsi sebagai SPOC (single point of contact) pelanggan dan pengguna layanan TI.

Service desk adalah suatu unit fungsional yang terdiri dari sejumlah karyawan/pegawai yang terdedikasi menangani berbagai layanan. Layanan service desk ini dilakukan melalui panggilan telepon, web interface, atau infrastruktur events yang secara otomatis dilaporkan oleh suatu sistem.Service desk juga merupakan suatu titik pusat koneksi tunggal (single point of contact) untuk seluruh pengguna layanan TI, menangani semua insiden (incident), pertanyaan (query), dan permintaan (request).

Service desk juga berperan memperbaiki layanan agar kembali normal dengan meminimalkan dampak terhadap kegiatan bisnis pengguna, serta berperan sebagai interface proses-proses dalam IT infrastructure library terhadap pengguna. Atau dengan kata lain, service desk berperan sebagai kepanjangan tangan dari institusi TI.

Beberapa aktivitas service desk, misalnya, menerima dan mencatat semua keluhan atau panggilan dari user, mencatat dan menelusuri insiden, melakukan service request, menginformasikan status dan kemajuan (progress) laporan gangguan layanan, melakukan permintaan kepada user, melakukan monitoring dan eskalasi laporan gangguan/permintaan kepada tim terkait, dan lain-lain.

Service desk adalah bagian dari iterasi service operation yang menjadi SPOC (single point of contact) antara penyedia layanan dan pengguna layanan. Service desk berfungsi untuk mengelola insiden (incident management), permintaan layanan (fulfillment management) dan menangani komunikasi dengan pengguna layanan. Brady Orand (2011) memberi kata kunci bahwa “The Service Desk serve as the single point of contact (SPOC) between the service provider and user” yang berarti tujuan utama dari service desk adalah sebagai jembatan komunikasi antara penyedia layanan dan pelanggan. Implementasi service desk beragam pada masing-masing organisasi. Service desk dibentuk menyesuaikan kebutuhan TI dalam mengelola insiden dan problem pada layanan. Terdapat beberapa struktur bentuk dari service desk menurut Brady Orand (2011), diantarnya sebagai berikut:

•          Local Service Desk merupakan pusat pelayanan TI yang berbasis pada lokal/unit dari sebuah organisasi TI yang besar. Local service desk hanya mencakup memberi pelayanan SPOC pada satu unit.

•          Centrals Service Desk merupakan pelayanan TI yang bersifat terpusat pada organisasi berbasis TI. Dukungan dan layanan SPOC yang diberikan berasal dari satu pusat pelayanan TI dalam sebauh organisasi.

•          Virtual Service Desk merupakan pemberian dukungan dan pelayanan SPOC yang memanfaatkan fasilitas teknologi. Virtual service desk diwujudkan dalam pemberian dukung berbasis TI dan komunikasi

Implementasi Service Desk

Dalam implementasi service desk, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dilengkapi, yaitu :

• Sumber daya manusia. Kebutuhan SDM service desk dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu Manager, orang yang bertanggung jawab secara organisasi mengelola aktivitas-aktivitas service desk. Supervisor, orang yang bertanggung jawab dalam operasional harian service desk, diantaranya bertindak sebagai escalation point ketika terdapat unusual call dalam service desk. Service desk agent, orang yang berperan sebagai personel utama dalam menjalankan berbagai aktivitas service desk.
• Ruang kerja. Diperlukan ruangan dengan pencahayaan cukup, tenang, perangkat yang nyaman untuk staf service desk. Mereka membutuhkan kenyamanan dan perasaan rileks mengingat service desk dapat menjadi lingkungan kerja yang menegangkan! Jika memungkinkan, perlu disiapkan ruangan tersendiri sebagai tempat personel service desk mengambil istirahat pendek tanpa berada jauh dan terlalu lama dari ruangan kerja.
• Teknologi pendukung. Untuk sarana komunikasi utama, kita dapat menggunakan berbagai macam teknologi, seperti computer telephony integration (CTI), voice over internet protocol (voip), dan telepon biasa sebagai sarana komunikasi utama. Selain itu, staf service desk juga perlu dilengkapi dengan suatu unit komputer, email, fax, sistem aplikasi service desk, diagnostic script, knowledge base, dan lain-lain.
• Standard operational proceduer (SOP). Yaitu aturan main berupa petunjuk teknis dan pelaksanaan aktivitas service desk yang diformalkan sebagai dasar pelaksanaan pekerjaan. SOP ini bahkan mencakup bagaimana staf harus berkomunikasi melalui telepon maupun bahasa tulis.
• Kompetensi SDM. Untuk service desk dibutuhkan 2 kompetensi utama yaitu, technical skill dan soft skill. Kemampuan teknis ini misalnya kemampuan mengoperasikan komputer, pengetahuan tentang dasar-dasar jaringan, pemahaman sistem operasi, pengetahuan tentang produk (product knowledge), dan lain-lain. Sementara kompetensi yang mencakup soft skill, misalnya interpersonal skill, business awareness, service awareness, dan lain-lain.

Analisis Journal ITIL

Abyantama El Anwary

2KA15

10114089

ANALISIS JOURNAL

Jurnal A
Perancangan Configuration Management Database Perusahaan Untuk Meningkatan Kinerja Layanan Teknologi Informasi

Jurnal ini membahas tentang implementasi CMDB berbasis ITIL di suatu organisasi untuk menimalkan jurang-jurang kualitas. Jurnal ini menggunakan metodology IT Service Management dengan model uji/hitung/ukur meliputi S.Q.G dan CMDB. Hasil dari jurnal ini adalah penggunaan ITIL berbasis CMDB sebagai repositori yang digunakan untuk mengumpulkan semua hal yang berkaitan dengan perspektif pelanggan dan juga lintas bagian didalam sebuah organisasi.

Jurnal ini menggunakan metodologi ITIL Service Strategy sebagai IT Governance Framework dengan uji/hitung/ukur meliputi Strategy Generation (Service Management sebagai Strategic Asset), Financial Management, Service Portfolio Management (SPM), dan Demand Management. Hasil dari jurnal ini adalah layanan strategi pada pembentukan kerangka tata kelola sebagai inti pada ITIL V3 yang bisa menutupi kelemahan pada ITIL V2.

Diperoleh kesimpulan dimana dari perancangan ini merupakan hasil kompilasi dari dua roadmap perancangan CMDB yang ada.

Jurnal B
A CBR-based Approach to ITIL-based Service Desk

ITIL adalah suatu rangkaian konsep dan teknik pengelolaan infrastruktur, pengembangan, serta operasi teknologi informasi (TI). ITIL memberikan deskripsi detail tentang beberapa praktik TI penting dengan daftar cek, tugas, serta prosedur yang menyeluruh yang dapat disesuaikan dengan segala jenis organisasi TI.

ITIL baru digunakan pada pertengahan 1990-an dengan spesifikasi versi keduanya (ITIL v2) yang paling dikenal dengan dua set bukunya yang berhubungan dengan ITSM , yaitu Service Delivery dan Service Support .

LINK JOURNAL / SUMBER

http://www.cisjournal.org/journalofcomputing/archive/vol2no10/vol2no10_2.pdf

http://jurnal.bakrie.ac.id/index.php/JCI/article/download/417/359

TUGAS MANAJEMEN LAYANAN SISTEM INFORMASI

Abyantama El A.P

10114089

2KA15

1.  ITSM adalah layanan-layanan TI (IT services) kepada pelanggan (customer/user) yang berfokus terhadap berbagai perspektif dari pelanggan dengan menggunakan pendekatan atau metodologi yang berorientasi kepada konsistensi proses-proses yang dijalankan.

2.    Service Lifecycle adalah salah satu bentuk model organisasi yang mempunyai bahasan sebagai berikut:

• ·         Cara melakukan manajemen pada layanan adalah terstruktur.
• ·         Komponen didalam siklus hidup memiliki keterkaitan satu sama lain.
• ·   Dampak dari perubahan pada satu komponen akan dimiliki juga pada komponen lainnya dan bahkan dampak tersebut terdapat pada seluruh sistem siklus hidup.

Dengan demikian, ITIL V3 berfokus pada siklus hidup layanan (Service Lifecycle), dan bagaiman cara komponen dalam manajemen layanan saling berhubungan. 

3.     Proses dan fungsi juga dibahas dalam fase siklus hidup layanan. Siklus hidup layanan terdiri dari lima tahap. Setiap buku utama dari ITIL menjelaskan salah satu fase ini. Proses yang berhubungan dan fungsinya dijelaskan secara rinci dalam fase atau tahapan di mana mereka memiliki hubungan paling kuat.
Kelima tahap tersebut adalah:

1. Service Strategy – Tahap perencanaan strategis dalam membangun kemampuan manajemen layanan (service management), dan penyelarasan layanan dan strategi bisnis.

Proses dan fungsi:

– Financial management

– Service portfolio management

– Demand management

2. Service Design – Tahap merancang dan mengembangkan layanan TI yang sesuai, termasuk arsitektur, proses, kebijakan dan dokumen; tujuan service desain adalah untuk memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan.

Proses dan fungsi:

− Service catalogue management

− Service level management

− Capacity management

− Availability management

− IT service continuity management

− Information security management

− Supplier management

3. Service Transition – Tahap mewujudkan kebutuhan dari tahapan sebelumnya, dan meningkatkan kemampuan dalam transisi layanan baru dan layanan modifikasi untuk dijadikan produksi.

Proses dan fungsi:

– Transition planning and support

– Change management

– Service asset and configuration management

– Release and deployment management

– Service validation and testing

– Evaluation

– Knowledge management

4. Service Operation – Tahap pencapaian efektivitas dan efisiensi dalam memberikan dan mendukung layanan dalam rangka untuk memastikan adanya nilai bagi pelanggan dan penyedia layanan.

Proses dan fungsi:

– Event management

– Incident management

– Request fulfillment

– Problem management

– Access management

– Monitoring and control

– IT operations

– Service desk

5. Continual Service Improvement – Fase menciptakan dan memelihara nilai bagi pelanggan dengan perbaikan desain, dan pengenalan layanan dan operasi.

Proses dan fungsi:

− The 7-step improvement process (CSI Improvement Process)

− Service reporting

4.    PDCA, singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" (Indonesia:Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti), adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern sehingga sering juga disebut dengan siklus Deming. Deming sendiri selalu merujuk metode ini sebagai siklus Shewhart, dari nama Walter A. Shewhart, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas statistis. Belakangan, Deming memodifikasi PDCA menjadi PDSA ("Plan, Do, Study, Act") untuk lebih menggambarkan rekomendasinya.

Penjelasan

• ·         Plan (Rencanakan)

Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.

• ·         Do (Kerjakan)

Implementasi proses.

• ·         Check (Cek)

Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.

• ·         Act (Tindak lanjuti)

Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.

SUMBER

https://id.wikipedia.org/wiki/ITSM

https://id.wikipedia.org/wiki/PDCA

http://ict.konsultindo.com/service-lifecycle/

https://id.wikipedia.org/wiki/ITIL

Perubahan dan Pengembangan Organisasi

Abyantama El Anwary

10114089

2KA15

Teori Organisasi Umum 2

PERUBAHAN dan PENGEMBANGAN ORGANISASI

Jika kita mendefinisikan Perubahan pasti akan terjadi pada setiap organisasi, karena perubahan zaman mengakibatkan suatu organisasi juga harus melakukan perubahan ke arah yang lebih baik dan lebih ekstensi. Dalam istilah perubahan organisasi, dikenal juga suatu istilah yaitu change interventation adalah sebuah rancangan aksi atau tindakan untuk membuat inovasi dan merubah sesuatu menjadi berbeda. Dan change again yaitu individu atau kelompok yang bertindak sebagai katalis atau suatu seseorang yang bertanggung jawab untuk melakukan manajemen dan menentukan prosedur kerja dalam organisasi, agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

Tahap-tahap Proses Perubahan :

1.Tekanan dan desakan

Proses ini dimulai ketika manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan. Misalnya adanya perubahan penjualan, penurunan produktivitas dan sebagainya.

2.Intervensi dan Reorientasi

Digunakan untuk merumuskan masalah dan dimulai proses dengan membuat para anggota organisasi memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak-pihak luar sering digunakan, juga staff internal yang mempunyai dan dipandang ahli serta dapat dipercaya sebagai konsultan atau pengantar perubahan.

3.Diagnosa dan pengenalan masalah

Informasi dikumpulkan dan dianalisa mana yang penting dan tidak penting.

4.Penemuan dan pengenalan masalah

Pengantar perubahan mencoba menyelesaikan masalah-masalah yang diketemukan dan masuk akal dengan menghindari “metode-metode lama yang sama”. Bawahan didorong dan diajak untuk berpartisipasi, sehingga mereka lebih terikat pada serangkaian kegiatan.

5.Percobaan dan hasil

Pada tahap keempat diuji dalam program-program yang berskala kecil dan hasilnya dianalisa.

6.Pungutan dan penerimaan

Setelah diuji dan sesuai dengan keinginan, harus diterima secara sukarela dan harus menjadi sumber penguatan dan menimbulkan keterikatan pada perubahan.

Kekuatan-kekuatan eksternal

Perubahan organisasi terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variable eksternal seperti system politik, ekonomi, teknologi, pasar, dan nilai-nilai. Kenaikan biaya dan kelangkaan berbagai SDA, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan adalah beberapa contoh factor-faktor lingkungan yang merubah kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun langgganan dalam tahun-tahun terakhir. Berbagai kekuatan eksternal dari kemajuan teknologi sampai kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metode operasinya.

Kekuatan-kekuatan perubahan eksternal, meliputi:

1.Kebudayaan
2.Pendidikan
3.Sosial
4.Politik
5.Ekonomi
6.Teknologi

Kekuatan-kekuatan internal

Kekuatan-kekuatan pengubah internal merupakan hasil dari factor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru serta sikap dan perilaku para karyawan. Sikap dan ketidak puasan karyawan seperti ditunjukkan dalam tingkat perputaran atau pemogokan, dapat menyebabkan berbagai perubahan dalam kebijaksanaan dan praktek manajemen.

Kekuatan-kekuatan perubahan internal, meliputi :

1.Kegiatan-kegiatan karyawan

2.Tujuan organisasi

3.Strategi dan kebijaksanaa

4.Teknologi

Cara-cara Penanganan Perubahan

Ada dua pendekatan penanganan perubahan organisasi:

1.Proses perubahan reaktif. Manajemen bereaksi atas tanda-tanda bahwa perubahan dibutuhkan, pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Sebagai contoh, bila peraturan baru dari pemerintah mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran, maka manajer mungkin akan membeli alat pemadam kebakaran.

2.Program perubahan yang direncanakan (planned change), disebut sebagai proses proaktif. Manajemen melakukan berbagai investasi waktu dan sumberdaya lainnya yang berarti untuk menguibah cara-cara operasi organisasi. Perubahan yang direncanakan ini didefinisikan sebagai perancangan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan organissi, atau sebagian besar satuan organisasi, harus menyiapkan diri untuk atau menyesuaikan dengan perubahan.

Penolakan Terhadap perubahan

Penanganan penolakan terhadap perubahan:

1.Pendidikan dan Komunikasi.

Biasa digunakan bila ada kekurangan informasi atau ketidakpastian informasi dan analisis.

2.Partisipasi dan Keterlibatan.

Biasa digunakan bila pengambilan inisiatif tidak mempunyai semua informasiyang dibutuhkan umtuk merancang perubahan dan oranglain mempunyai kekuasaan untuk menolak.

3.Kemudahan dan Dukungan.

Biasa dilakukan bila orang – orang pendakkan karna masalah – masalh adaptasi atau penyesuaian.

4.Negosiasi dan Persetujuan.

Biasa digunakan bila banyak dari orang atau kelompok dengan kekuatan cukup besar untuk menolak akan kalah dalm suatu perubahan.

5.Manipulasi dan Bekerjasama.

Biasa digunakan bila taktik – taktik lain dirasa kurang bekerja maksimal dan di sisi lain biaya atau cost yang dikeluarkan besar .

6.Paksaan eksplisit dan implisit.

Biasa digunakan bila kecepatan adalah hal yang paling penting dan para pengusul mempunyai kekuasaan yang besar.

Proses Pengelolaan perubahan

Proses pengelolaan perubahan harus mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai efektifitas organisasi. Pertama ada retribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua retribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.

Metode-metode penanganan penolakan terhadap perubahan

1.Pendekatan Pendidikan dan Komunikasi.

Pendekatan ini bisa digunakan bila ada kekurangan informasi atau ketidak tepatan informasi dan analisa.

2.Pendekatan Partisipasi dan Keterlibatan.

Pendekatan ini bisa digunakan bila pengembangan inisiatif tidak mempunyai semua informasi yang dibutuhkan untuk merancang perubahan dan orang-orang lainnya, mempunyai kekuasaan untuk menolak.

3.Pendekatan Kemudahan dan Dukungan.

Pendekatan ini bisa digunakan bila orang-orang melakukan penolakan karena masalah-masalah penyelesaian.

4.Pendekatan Negosiasi dan Persetujuan.

Pendekatan ini bisa digunakan bila banyak orang atau kelompok dengan kekuatan cukup besar untuk menolak akan kalah dalam suatu perubahan.

5.Pendekatan Manipulasi dan Bekerjasama.

Pendekatan ini bisa digunakan bila taktik-taktik lain tidak akan bekerja, atau mahal.

6.Pendekatan Paksaan Eksplisit dan Implisit.

Pendekatan ini bisa digunakan bila kecepatan adalah esensial dan para pengusul perubahan mempunyai kekuasaan cukup besar.

Konsep pengembangan Organisasi

1. Pengertian Pengembangan Organisasi (OD)

a.Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan juga struktur organisasi sehingga organisasi itu adaptif dengan lingkungannya.

b.Suatu penyempurnaan yang terencana dalam fungsi menyeluruh (nilai dan struktur) suatu organisasi.

2.Pengembangan Organisasi (OD) Perlu Dilakukan

Dalam kenyataannya organisasi seringkali terjadi stagnan yang disebabkan keengganan manusia untuk mengikuti perubahan, dimana perubahan dianggap bisa menyebabkan dis equilibrium. Hal ini mengakibatkan patologi dalam organisasi sehingga perlu dilakukan evaluasi, adaptasi, kaderisasi dan inovasi.

Sebab-sebab penolakan/ penentangan terhadap perubahan adalah :

a.Security
Merasa tidak aman dengan kondisi baru yang belum diketahui sehingga perlu penyesuaian.

b.Economic (berkaitan dengan untung rugi)

Organisasi cenderung menolak perubahan karena tidak mau menanggung kerugian dengan adanya perubahan.

c.Psikologis dan budaya/kebiasaan

    · Persepsi

    Persepsi yang salah bisa menjadi sumber terjadinya sikap menentang terhadap perubahan.

    ·Emosi
     Emosi akan menimbulkan prasangka sehingga cenderung menolak perubahan.

    ·Kultur
     Berguna sebagai dasar dalam menilai hal-hal baru yang diterimanya.

Langkah-Langkah Perubahan Organisasi

             Perubahan organisasi merupakan perubahan yang berkaitan dengan pengembangan, perbaikan, maupun penyesuaian yang meliputi struktur, teknologi, metode kerja maupun sistem manajemen suatu organisasi. suatu organisasi tidak harus melaksanakan suatu perubahan. Hal ini merupakan suatu strategi untuk memenuhi beberapa keseluruhan tujuan dari suatu organisasi.

Langkah tersebut terdiri dari :

a. Mengadakan Pengkajian

Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri dari pengaruh daripada berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi. Perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang, antara lain politik, ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya dan sebagainya. Perubahan tersebut mempunyai dampak terhadap organisasi, baik dampak yang bersifat negatif maupun positif.

b. Mengadakan Identifikasi

Yang perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat.

c. Menetapkan Perubahan

Sebelum langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya.

d. Menentukan Strategi

Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin organisasi haru segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.

e. Melakukan Evaluasi

Untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila sebaliknya berarti negatif.

- Refrensi:
http://www.researchgate.net/publication/273256715_Peran_kreativitas_dalam_Perubahan_dan_Pengembangan_Organisasi                       

http://www.kompasiana.com/azizatussalamah/perubahan-dan-pengembangan-organisasi

http://slideplayer.info/slide/

http://dokumen.tips/documents/perubahan-pengembangan-organisasi.html

http://viavitae.co.id/pengembangan-organisasi-organizational-development/